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Cómo optimizar procesos mediante una metodología de mejora continua

Si detectas errores frecuentes en tu negocio, gastos innecesarios o pérdidas de tiempo que han repercutido en la satisfacción de tus clientes, es momento de pensar en la optimización de procesos. Esta puede ser la oportunidad que tu empresa necesita para mejorar su productividad y destacar de sus competidores.

Optimización de procesos: la clave para potenciar tu empresa

¿Cómo aplicar mejora continua en una empresa? La medición y análisis de los resultados es clave para lograrlo. Desde luego, para ello es necesario establecer indicadores de desempeño -o KPIs, por sus siglas en inglés- que permitirán evaluar el rendimiento de procesos y flujos de trabajo.

En ese sentido, la optimización de procesos se enfoca en eliminar redundancias y acciones que obstaculizan los flujos de trabajo, evitar pérdida de tiempo, recursos y gastos innecesarios.

Si la empresa no cuenta con procesos eficientes que generen buenos resultados no importa qué tanto se esfuerce el equipo o las herramientas que utilicen. Como ejercicio, piensa en un proceso y contesta estas preguntas para identificar si hay algo para mejorar:

  • ¿Este proceso cumple con su objetivo? ¿Cuál debe ser su resultado?
  • ¿Hay alguna manera de mejorar ese proceso?
  • ¿Cuánto tiempo requiere este proceso?
  • ¿Cuánto tiempo se desperdicia para la corrección de errores?

La tercera versión del Índice de Transformación Digital de Empresas 2020 (ITD) reveló que la categoría “Formas de trabajo, personas y cultura digital” aumentó 8 puntos con respecto al 2019, dando cuenta de cómo las empresas se adaptaron rápidamente a la automatización de procesos y al teletrabajo.

Debido a la crisis sanitaria, las empresas aprovecharon los beneficios de sistematizar sus procesos o implementar una metodología de optimización para continuar con sus operaciones, obteniendo ventajas como:

  • Accesibilidad a datos e información de la empresa para tomar decisiones estratégicas
  • Enfrentar los cambios de forma más rápida
  • Reducir el error humano
  • Aumentar la productividad y motivación.

Metodología Lean: orientada a la satisfacción del cliente

La metodología Lean se ha convertido en un método innovador para la optimización de procesos de gestión y productividad sin importar el giro de la empresa, tamaño o sector. Esto, ya que se centra en satisfacer las necesidades y expectativas del cliente minimizando recursos, tiempo, energía y esfuerzo. Algunos de sus objetivos son:

  • Eliminar todo lo que se considera un desperdicio, fomentando un proceso de mejora continua.
  • Aprovechar el potencial del equipo de trabajo a través de su participación para la mejora continua.
  • Identificar las sobrecargas de trabajo que ralentizan el proceso.

La metodología Lean permite establecer un proceso de mejora continua para que las organizaciones puedan entender lo que realmente está pasando en sus flujos de trabajo, incrementando su competitividad.

Primeros pasos en Lean

¿Cómo aplicar mejora continua en una empresa con Lean? Considera los siguientes pasos:

  • Analizar detalladamente cómo funcionan los procesos para detectar qué se puede mejorar.
  • Diagnosticar. Define los objetivos que quieres alcanzar, los recursos que se necesitan y el tiempo en que se deben cumplir.
  • Involucrar. La participación del equipo de trabajo y clientes aportan valor para mejorar.
  • Comienza por lo simple. Para que puedas identificar de qué manera implementar la metodología en otros de mayor envergadura.
  • Implementar y recopilar información.  Aplica las mejoras y realiza un seguimiento.

Una de las herramientas más importantes dentro de la metodología Lean son las llamadas 5S, la cual tiene su origen en la reconocida marca de vehículos Toyota. A grandes rasgos, consiste en:

  1. Seiri: separar
  2. Seito: ordenar
  3. Seiso: limpiar
  4. Seiketsu: estandarizar
  5. Shitsuke: sostener

De esta manera, es posible optimizar los procesos al máximo para mejorar los resultados y aumentar la productividad con base en flujos de trabajo ordenados y bien definidos.

Cuando se invierte en la optimización de procesos se benefician el equipo, la gestión  y los clientes. Aquí, Vortaas puede ser la solución que tu empresa necesita, accediendo a una completa red de talento on-demand para que tu empresa pueda enfrentar sus proyectos de manera rentable y eficiente.

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